Groupware SOGo

Čo je groupware

Groupware je program, ktorý podporuje spoluprácu ľudí. Môže zahŕňať e-mail, zdieľaný adresár (kontakty), kalendár (plánovanie úloh), zdieľané dokumenty, diskusné skupiny, nástenka a ďalšie. Viď. Wikipédia.

Groupware SOGo

Groupware SOGo je opensource riešenie pre zdieľanie e-mailov, adresárov a kalendárov. Na jeho komplexné využitie postačí webový prehliadač (obsahuje webmail), prípadne bezplatný e-mailový klient Mozilla Thunderbird (po nainštalovaní niekoľkých doplnkov). Niektoré funkcie je možné využiť aj z programu MS Outlook. 

Na stránke SOGo si môžete bezplatne vyskúšať jeho webmailovú verziu.

Príklady použitia

Zdieľanie e-mailových priečinkov

Skupinová adresa

Firma má definovanú skupinovú adresu obchod@firma.sk. Priečinok Doručená pošta tejto adresy majú nazdieľaní zamestnanci obchodného oddelenia.

Keď do tejto schránky príde e-mail, prvý voľný obchodník si ho presunie do svojej schránky a začne ho vybavovať. Tým pádom zo spoločného priečinka zmizne. Nemôže sa teda stať, že dvaja zamestnanci budú nezávisle na sebe riešiť ten istý e-mail. Týmto prístupom sa naviac šetrí čas, pretože obchodníci, ktorí problém neriešia sa o ňom ani nedozvedia.

Triedenie pošty

Asistentka má prístup k pracovným e-mailom vedúceho a predspracúva ich. Niektorú korešpondenciu vybaví sama, nevyžiadané ponuky vymaže, ostatné šéfovi roztriedi do určených priečinkov a označí značkami podľa typu a dôležitosti. Vedúci nestráca čas v záplave e-mailov a môže sa plne venovať podstatným činnostiam.

Zdieľaný adresár (kontakty)

Zamestnanci obchodného oddelenia používajú spoločný adresár obchodných partnerov. Eliminuje sa tak viacnásobné spracúvanie kontaktných informácií. K adrese zadanej jedným zamestnancom majú okamžite prístup všetci. Adresa samozrejme neznamená len meno a e-mail, ale môže obsahovať aj telefónne čísla, poštovú adresu a ďalšie informácie.

Zdieľaných adresárov môže mať firma samozrejme viac, s rôznymi oprávneniami zdieľania.

Zdieľané kalendáre a plánovanie úloh

Vedúci má prístup ku kalendárom podriadených a môže im plánovať úlohy. Má prehľad o rozvrhnutí ich pracovného času a plánovaných rokovaniach.

 

Uvedené príklady sú len na ilustráciu. Konkrétne využitie závisí na konkrétnej firme, organizácie práce a rozdeleniu zodpovedností jej zamestnancov.

Pripojenie ku groupware SOGo

Groupware SOGo je samostatná služba, ktorú je v prípade záujmu potrebné objednať.

Webmail

Webmail SOGo je dostupný na adrese https://mail.ehs.sk/SOGo/

Mozilla Thunderbird

Využívanie groupware SOGo v programe Mozilla Thunderbird vyžaduje v prvom rade korektné nastavenie e-mailového účtu protokolom IMAP.

Následne je potrebné do Thunderbirdu nainštalovať doplnky Lightning, SOGo Connector a SOGo Integrator, ktoré ste dostali pri zriadení prístupu k službe.

Mobilný telefón s OS Android

Prístup k e-mailovým priečinkom (vrátane priečinkov zdieľaných od iných užívateľov) získate v e-mailovom programe po nastavení pripojenia k serveru protokolom IMAP.

Na synchronizáciu adresára je potrebné nainštalovať aplikáciu CardDAV-Sync.

Na synchronizáciu kalendára a úloh je potrebná aplikácia CalDAV-Sync.